Áhersla er á góða stjórnarhætti í þeim fyrirtækjum sem Framtakssjóður hefur fjárfest í og litið til innlendra sem alþjóðlegra reglna og leiðbeininga í þeim efnum.  Í þeim tilgangi að sinna því hlutverki sem best hlýtur sjóðurinn sjálfur að leitast við að vera til fyrirmyndar og hefur stjórn sjóðsins því samþykkt eftirfarandi siða- og samskiptareglur starfsmanna og stjórnarmanna.

1. Markmið reglnanna

Stjórn Framtakssjóðsins og starfsmenn hans eru meðvitaðir um þá ábyrgð sem fylgir því að ráðstafa fjármunum lífeyrissjóðanna, sem eru almannafé. Markmið reglnanna er að stuðla að góðum starfsháttum og samskiptum.

Umsjón fjármuna sjóðsins felur í sér samskipti við aðila á fjármálamarkaði og útgefendur verðbréfa, einkum hlutafélög. Stjórn sjóðsins leggur áherslu á að starfsmenn sjóðsins rækti slík samskipti í þágu sjóðsins eingöngu. Stjórn sjóðsins áréttar mikilvægi þess að öll slík samskipti séu í samræmi við almennt og gott viðskiptasiðferði.

Reglur þessar eru hluti af ráðningarsamningi starfsmanna. Með undirritun ráðningarsamnings skuldbinda starfsmenn sig til að hlíta reglunum eins og þær eru á hverjum tíma.

2. Góðir starfshættir

Stjórnarmenn og starfsmenn skulu leggja rækt við starf sitt og stunda það af kostgæfni og skulu miða að því að vera lífeyrissjóðunum, sjóðfélögum þeirra og öðrum sem sjóðurinn á viðskipti við til framdráttar.

Stjórnarmenn og starfsmenn skulu gæta þess innan sem utan vinnutíma að aðhafast ekkert það sem dregið getur í efa hæfi þeirra til að sinna störfum fyrir sjóðinn eða skaðað ímynd hans.

Stjórnarmenn og starfsmenn skulu gæta þess að koma fram við aðra stjórnarmenn, starfsmenn, samstarfsaðila og þá sem sjóðurinn á viðskipti við af virðingu og kurteisi óháð kyni, trú, stjórnmálaskoðunum eða annarri aðgreiningu. Áreitni af nokkru tagi getur ekki samrýmst góðum samskiptum og starfsháttum á vinnustað og er ekki liðin.

3. Hagsmunaárekstrar

Stjórnarmönnum og starfsmönnum ber að forðast hvers konar hagsmunaárekstra sem upp kunna að koma milli starfa þeirra og annarra athafna eða tengsla við ytri aðila.

Þeir mega ekki taka þátt í meðferð máls ef aðstæður eru til þess fallnar að draga óhlutdrægni þeirra í efa. Stjórnarmaður eða starfsmaður sem veit um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans skal án tafar vekja athygli á þeim.

4. Verðbréfaviðskipti starfsmanna

Um verðbréfaviðskipti gilda sérstakar verklagsreglur sjóðsins um verðbréfaviðskipti sjóðsins, stjórnar hans og starfsmanna.

Verklagsreglunum er ætlað að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í starfsemi sjóðsins og jafnframt að draga úr hættu á að þeir sem þær taka til tengist einstökum úrlausnarefnum með þeim hætti að fyrirfram megi draga í efa óhlutdrægni þeirra við meðferð og afgreiðslu einstakra mála.

5. Meðferð trúnaðarupplýsinga

Stjórnarmenn og starfsmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um í starfi og leynt á að fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.

6. Störf utan Framtakssjóðs Íslands

Starfsmönnum er óheimilt að gerast umboðsmenn annarra gagnvart sjóðnum. Jafnframt mega starfsmenn ekki reka atvinnustarfsemi samhliða störfum sínum fyrir sjóðinn eða taka að sér launað starf utan sjóðsins, nema með skriflegu leyfi framkvæmdastjóra.

Starfsmönnum er óheimilt að sitja í stjórnum fyrirtækja eða stofnana nema með leyfi framkvæmdastjóra. Framkvæmdastjóra er á sama hátt óheimilt að sitja í stjórnum fyrirtækja eða stofnana nema með leyfi stjórnar. Framkvæmdastjóra er óheimilt að taka þátt í atvinnurekstri nema að fengnu leyfi stjórnar sjóðsins, sem færa skal til bókar á stjórnarfundi. Eignarhlutur í fyrirtæki telst þátttaka í atvinnurekstri nema um sé að ræða óbeina eignaraðild fyrir milligöngu verðbréfasjóðs eða óverulegan hlut sem ekki veitir bein áhrif á stjórn þess.

7. Félagsmál og stjórnmál

Áður en starfsmenn taka að sér ábyrgðarmikil eða tímafrek störf í félagsmálum eða stjórnmálum skulu þeir hafa samráð við framkvæmdastjóra til að ganga úr skugga um að það trufli ekki störf viðkomandi fyrir sjóðinn eða hætta sé á hagsmunaárekstrum. Framkvæmdastjóri skal að sama skapi hafa samráð við formann stjórnar.

8. Gjafir

Stjórnar- og starfsmönnum er óheimilt að þiggja gjafir af þjónustuaðilum og viðskiptavinum sjóðsins. Frátaldar eru jólagjafir og aðrar tækifærisgjafir sem eru að fjárhagslegu verðmæti sem teljast algengar í slíkum tilvikum og verða því ekki taldar til hlunninda. Sé starfsmaður í vafa um hvort honum sé heimilt að þiggja gjöf skal hann leita álits framkvæmdastjóra. Sé framkvæmdastjóri í vafa um hvort honum sé heimilt að þiggja gjöf skal hann leita álits formanns stjórnar.

9. Boðsferðir og starfstengdar ferðir

Stjórnarmönnum og starfsmönnum sjóðsins er óheimilt að þiggja boðsferðir af innlendum og erlendum þjónustuaðilum eða öðrum viðskiptavinum sjóðsins. Boðsferðir eru til að mynda skemmtiferðir hverskonar, s.s. veiðiferðir, ferðir í golf, og kynnisferðir vegna einstakra fyrirtækja eða viðskiptakosta og aðrar sambærilegar ferðir.

Þrátt fyrir framangreint er stjórnarmönnum og starfsmönnum sjóðsins heimilt að sækja kynningar um fjárfestingarkosti sem eru til þess fallnar að afla upplýsinga eða þekkingar sem að gagni koma við rekstur sjóðsins og gera þannig starfsmenn hans hæfari til að sinna starfi sínu. Kynningarnar skulu hafa skýrt kynningarinnihald sem byggir á gögnum sem lögð eru fram á fundum því til stuðnings. Krefjist slíkar kynningar ferðalaga skal sjóðurinn bera kostnað vegna ferða og gistingar nema annað sé sérstaklega ákveðið og formleg heimild veitt til þess. Gögnum skal haldið til haga og gerð stutt skýrsla um ferðina og árangur af henni, sem vera skal aðgengileg stjórn og þeim starfsmönnum sem gagn kynnu að hafa af henni.

Sjóðurinn skal halda yfirlit um þær ferðir sem stjórnarmenn og starfsmenn fara í vegna starfa sinna. Stjórn sjóðsins skal árlega gerð grein fyrir öllum ferðum skv. framansögðu.

10. Viðurlög

Brot á reglunum geta varðað áminningu eða uppsögn.

Samþykkt á stjórnarfundi 11. janúar 2010